Para empezar mínimo debe realizar el proceso presupuestal en el último trimestre del año, identificando fluctuaciones de gastos e ingresos dependiendo de la naturaleza de su negocio.
Suponiendo que ya hizo un presupuesto para su negocio para el año en curso, el paso siguiente es comparar el presupuesto de su empresa con sus ingresos y gastos reales. Pero, ¿con qué frecuencia debe hacerlo? Y, sobre todo, ¿cómo se hace eso?
En general la recomendación es que revise el presupuesto de su empresa todos los meses, sin embargo el seguimiento es más complejo, pero existen algunos pasos que sirven de guía:
Paso 1: Reúna todas las facturas, recibos, ingresos y concilie los extractos bancarios
Ya sea que utilice los servicios de un contador profesional o revise el presupuesto de su empresa por su cuenta, debe asegurarse de que todos sus recibos y facturas se hayan registrado correctamente en su sistema de contabilidad. No tiene sentido ejecutar el Informe de variación hasta que lo haya hecho.
La mayoría de los dueños de negocios encuentran esto tedioso y, aveces un poco confuso. Si ese es su caso, entonces piense seriamente en contratar a un contador a tiempo parcial. No necesita aumentar su nómina: hay muchos servicios de contabilidad tercerizados que lo harán a un precio muy razonable.
Paso 2: ejecutar un informe de variación: Tanto si tiene un sistema de contabilidad, como si lo hace por cuenta propia genere un informe de fin de mes inmediatamente anterior y compárelo item por item con el mes actual que acaba de terminar. Tenga en cuenta que este proceso puede tardar de dos a tres días mientras concilia las cuentas e identifica el porque de las variaciones, este es un paso que le abrirá el panorama para definir una estrategia tanto del control de sus gastos, como el logro de las metas en términos de ingresos.
Paso 3: Por supuesto que si tiene un sistema de contabilidad será más fácil el proceso, no obstante, también existen herramientas en internet o en Excel donde perfectamente puede realizar este seguimiento. El paso a seguir es ¡Buscar el rojo! verificando las variaciones comparado con el mes anterior pero también con el mismo mes del año anterior, independientemente de que haya sido un año atípico esto le permitirá entender la tendencia de cifras inusuales, que necesita corregir, así como, darle respuesta a los porqués del paso 2.
¿Pero que pasa cuando identifica que hay un problema en el presupuesto de su empresa?
Supongamos que usted es pintor y al revisar su presupuesto identifica que ha estado gastando más en pintura que lo que planificó cuando creó el presupuesto.
Eso podría ser bueno o podría ser malo. Si está pintando el doble de casas de lo que planeó, entonces tiene sentido que esté comprando mucha más pintura. Pero si las ventas están alrededor de lo esperado y el costo de los bienes vendidos es 25 o 50 por ciento más alto, entonces algo no esta bien. ¿Qué debe hacer ahora?
Paso 1: verifique el costo
Lo primero que debe hacer es verificar el precio de la materia prima, ¿se incrementó?¿Aumentaros las cantidades compradas? ¿obedece a alguna estrategia por ejemplo más volumen a menor costo?
Paso 2: Revise cada monto en detalle
¿El monto del recibo coincide con el inventario? ¿esta bien costeado el servicio?
Paso 3: Vuelva a evaluar la situación
Es posible que haya subestimado el costo de hacer negocios cuando hizo su presupuesto. Es hora de sentarse y revisar sus proyecciones de venta y la de sus costos, para retomar el rumbo.
Sin embargo también ocurre que pueden presentarse gastos inesperados, la recomendación es primero revisar el presupuesto y preguntarse:
¿En qué categoría entra esta compra?
¿Cuánto le va a costar? ¿Lo presupuesto?
¿Cuáles son sus opciones si no tiene el presupuesto para ese gasto en este momento?
Paso 1: Encuentre la categoría
Necesita saber en qué categoría entra el gasto potencial. ¿Está reemplazando equipos? ¿Comprar un vehículo nuevo? ¿Reparar un techo después de una tormenta? Cada uno de estos va en una categoría diferente en su presupuesto.
Paso 2: Considere el precio del nuevo gasto
Supongamos que desea comprar una nueva camioneta. Su presupuesto tiene una categoría para Vehículos y Equipos. Si, por ejemplo, está pensando en tomar un préstamo bancario de $20,000 por 3 años al 4% de interés, eso significa un pago mensual de $591. Si esto fue lo que presupuesto, esta alineado con sus proyecciones, pero si es más o menos debe realizar el ajuste correspondiente y ver como se comporta en un nuevo escenario.
Por supuesto que tendrá que evaluar las posibilidades, si el presupuesto es mayor tendrá que ver la oportunidad de recortar otro gasto o aumentar los ingresos. Si por el contrario el presupuesto es menor, igualmente tendrá que ajustarlo y ver en que otro proyecto puede destinar el gasto o que otra cosa puede ir ejecutando con ese ‘excedente’
Conclusión
Se necesita un poco más de tiempo para acostumbrarse y analizar un Informe de variación, realizar ajustes y definir estrategias para la ejecución eficiente del presupuesto de ingresos y de gastos, pero siempre existirá la satisfacción de poder tomar decisiones asertivas en el momento preciso y en pro de su negocio.
Nuestras fuentes: https://thericherjane.com/, https://www.thebalancesmb.com/, https://www.caminofinancial.com/
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