10 deducciones fiscales comunes para pequeñas empresas

La mayoría de los gastos de las pequeñas empresas califican como deducciones de impuestos. Este artículo presenta 10 de las deducciones más comunes y cómo funcionan, de acuerdo con Jean Murray especialista en impuestos y escritora de thebalance.

Tenga en cuenta que una pequeña empresa puede deducir los gastos más comunes, siempre que sean ordinarios y necesarios para su tipo de negocio. Es justo en esta temporada donde cobra relevancia separar los gastos personales de los comerciales para que efectivamente sean deducibles, porque los de uso personal no lo son.

¿Cómo funcionan las deducciones de impuestos comerciales?
Las pequeñas empresas pueden tomar deducciones de impuestos por todos los gastos ordinarios y necesarios para operar el negocio con fines de lucro. Pero los diferentes tipos de gastos se deducen de manera diferente.

Recuerde que los tipos de gastos comerciales son:

  • Gastos de capital para activos a largo plazo como un automóvil de la empresa, equipos, costos iniciales y mejoras
  • Costo de los bienes vendidos, los gastos de fabricación, venta y envío de productos.
  • Y todos los costos normales de administrar un negocio, como el costo de arrendamiento, pago de empleados y no empleados, gastos de oficina, servicios públicos y suministros.

Las 10 deducciones fiscales para pequeñas empresas son
Honorarios Legales y Contables y Preparación de Impuestos
Puede decidir contratar y pagar a un abogado por servicios legales o alguien que se encargue de su contabilidad, o que prepare declaraciones de impuestos y ofrezca asesoramiento fiscal. Estos servicios profesionales son gastos comerciales deducibles.

No puede deducir los honorarios legales o contables por los servicios de ayuda para iniciar un negocio o adquirir activos comerciales, pero puede incluirlos en el costo de su negocio o del activo. Si un contador o abogado está haciendo su declaración de impuestos u otro trabajo que incluye servicios comerciales y personales, no puede deducir la parte personal de la tarifa.

Gastos de publicidad y marketing
Ya sea que lo llame publicidad, marketing o promoción, puede deducir los gastos que lo ayudan a atraer nuevos clientes y mantener la clientela existente. También puede deducir los costos por mantener su nombre ante el público, como la publicidad que alienta a las personas a contribuir con organizaciones sin fines de lucro.

Sin embargo, uno de los mayores errores de deducción que cometen los dueños de negocios es tratar de deducir los costos generados por el rodamiento del automóvil con un anuncio de su negocio. El costo del anuncio en sí es deducible, pero no el costo del rodamiento.

Computadoras, tabletas y teléfonos celulares
Puede deducir los costos de comprar los materiales de referencia necesarios, así como el hardware y el software de la computadora. Ya no es necesario depreciar estos artículos siempre que el costo no supere los $2500.

Solo es deducible el uso comercial de su computadora o iPad. Las computadoras, las tabletas, el hardware y el software relacionados no se consideran propiedad incluida en la lista a partir del año fiscal 2018, pero puede deducirlos si usa estos dispositivos para fines comerciales más del 50 % del tiempo.

Uso de un automóvil o camión para fines comerciales
Puede deducir los gastos relacionados con el uso comercial de su vehículo utilizando la tasa de millaje estándar del IRS o deduciendo los gastos reales.

La tarifa estándar por milla cambia cada año, así que verifique la tarifa para el año fiscal actual. La recomendación es realizar el calculo de las dos maneras tanto de kilometraje estándar como el real, para ver cuál es mejor para su negocio. Tenga en cuenta que existen algunas restricciones; por ejemplo, no puede usar la tarifa estándar por milla si depreció el costo de su vehículo en años anteriores.

No puede deducir los gastos por viajar a la ubicación de su empresa o por conducir personalmente, por lo que debe separar el millaje de conducción personal de las millas comerciales antes de calcular la deducción.

Gastos de seguro
Si ha comprado un seguro para su negocio, para el equipo de su negocio o un seguro de salud grupal para usted y sus empleados, puede deducir los costos de las primas. Otros tipos de primas de seguro que puede deducir incluyen:

  • Seguro de compensación para trabajadores según las leyes estatales
  • Seguro para cubrir los gastos comerciales si el propietario de un negocio está discapacitado
  • Seguro de vida para funcionarios y empleados, si la empresa no es beneficiaria
  • Seguro de interrupción de negocios si su negocio se cierra por incendio u otras causas

Intereses sobre deudas comerciales

Si ha comprado un edificio para su negocio o tiene un préstamo comercial, probablemente tenga gastos de intereses. Las pequeñas empresas con ingresos brutos promedio anuales de $ 25 millones o menos durante los últimos tres años pueden tomar todas las deducciones de gastos de intereses sin límite.

A partir de 2018, la deducción de la tasa de interés para empresas más grandes se limita a la suma de:

  • Ingresos por intereses comerciales
  • 30% de la renta imponible ajustable de la empresa
  • Interés de financiación de la planta

Arrendamiento de una oficina, equipo o vehículo comercial
Los gastos de arrendamiento de espacio de oficina o equipo son deducibles cada año, pero solo por el gasto de ese año. Eso significa que no puede pagar por adelantado un contrato de arrendamiento por un año adicional y tomar la deducción de ese segundo año en su declaración de impuestos del año en curso.

También puede deducir el costo de leasing del vehículo para su negocio, según el tipo de arrendamiento. Si el leasing es operativo por menos de 12 meses, el costo puede deducirse cada año durante el plazo del arrendamiento. El otro tipo de arrendamiento, llamado leasing de capital, es un arrendamiento a más largo plazo que tiene términos similares a los de una compra.

La mayoría de los vehículos comerciales se consideran propiedad catalogada, lo que significa que debe separar el uso comercial del uso personal, y solo puede deducir la parte del costo del arrendamiento relacionado con el uso comercial.

Gastos de empleados
Tener empleados significa que puede deducir la mayoría de los gastos relacionados con estos trabajadores. Puede deducir los costos relacionados con los empleados para:

  • Sueldos y salarios
  • Uniformes
  • Herramientas y equipo
  • Puede deducir los costos de los impuestos laborales, incluida la compensación laboral, el impuesto de desempleo y el impuesto FICA para la parte del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare.

Los costos de beneficios para empleados se deducen en dos lugares diferentes en su declaración de impuestos comerciales. Deberá separar los planes de pensión y participación en las ganancias de los costos de otros programas de beneficios antes de ingresarlos en su declaración.

Gastos de viajes y comidas de negocios
Los gastos por viajes de negocios son deducibles si implican viajes fuera de su lugar de trabajo o negocio principal. Los viajes deducibles también deben ser principalmente para fines comerciales. Puede deducir los costos de transporte, alojamiento, taxis o viajes compartidos y gastos diversos como servicios de lavandería y propinas.

Los gastos de entretenimiento ya no son deducibles, pero puede deducir los gastos de comidas. La mayoría de las comidas solo se pueden deducir hasta el 50 %, y debe probarlas para fines comerciales. Las comidas durante el viaje siguen siendo deducibles a una tasa del 50 %.

El IRS ha hecho una excepción temporal al límite del 50 % en comidas y bebidas de restaurantes y otros negocios que preparan y venden alimentos y bebidas, en las instalaciones o para llevar. Desde el 1 de enero de 2021 hasta el 31 de diciembre de 2022, puede deducir los costos de las comidas en restaurantes al 100 %.

Material de Oficina y Gastos de Oficina
Toda empresa necesita útiles y materiales de oficina como engrapadoras, clips, bolígrafos, lápices, etc. Estos gastos también son deducibles para efectos del impuesto empresarial siempre que se utilicen durante el año. Tenga cuidado de separar los suministros utilizados en la fabricación y el envío de productos e inclúyalos en el costo de los bienes vendidos.

Otros gastos relacionados con el funcionamiento de una oficina, como las tarifas de Internet, son deducibles. Los equipos de oficina, como computadoras de escritorio y teléfonos de oficina, también se pueden deducir el año en que los compra si cuestan menos de $2,500.

Si compra equipo de oficina que es útil más allá de un año, como instrumentos profesionales, libros o equipo, estos deben depreciarse en varios años.

La mayoría de las deducciones comerciales vienen con límites, restricciones y calificaciones. Por eso siempre sugerimos que se informe y luego recurra a un profesional de impuestos con licencia cuando esté listo para hacer sus impuestos anuales.

Para aquellos más autodidactas, también puede lanzarse y usar un software de preparación de impuestos comerciales si tiene una declaración de impuestos relativamente simple.

Cree un registro en papel o electrónico para cada deducción que reclame. Incluya la fecha del gasto, el monto exacto y el propósito que sirvió a su negocio en caso de que tenga que explicar la deducción al IRS. Esto puede ser tan fácil como guardar recibos, extractos bancarios y extractos de tarjetas de crédito y hacer anotaciones en ellos para recordar por qué se incurrió en los gastos.

¿Cuál es la diferencia entre las deducciones fiscales comerciales y los créditos fiscales?
Las deducciones fiscales y los créditos fiscales reducen los impuestos de su negocio, pero tienen un valor diferente y funcionan de manera diferente.

Los créditos fiscales reducen directamente los impuestos dólar por dólar, y cualquiera puede reclamar su valor total. Pero no pueden reducir la factura fiscal de una empresa por debajo de cero para generar una pérdida. Los créditos fiscales generalmente se otorgan como un incentivo para que las empresas hagan algo específico. Algunos ejemplos son el crédito fiscal por oportunidad de trabajo para contratar trabajadores desfavorecidos y el crédito fiscal para el seguro de salud de pequeños empleadores para pagar parte del costo del seguro de salud de los empleados.

Las deducciones fiscales se utilizan para reducir los ingresos de su negocio para determinar su tasa impositiva. Si su negocio tiene más deducciones que ingresos, es posible que tenga una pérdida neta a efectos fiscales.

¿Cuánto le ahorran las deducciones fiscales por gastos comerciales?
Cada situación fiscal comercial es diferente, y la cantidad de deducciones fiscales puede variar de un año a otro. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas pagan sus impuestos comerciales como parte de su declaración de impuestos personal en el Formulario 1040 o 1040-SR (para personas mayores). En estos casos, el ingreso neto del negocio se incluye con sus ingresos y gastos personales para determinar el ingreso imponible y la tasa impositiva para ese nivel de ingresos.

Una forma de tener una idea general de cuánto puede ahorrar con las deducciones comerciales es estimar su impuesto total utilizando el Formulario 1040-ES del IRS Impuesto estimado para individuos. También puede usar un software de preparación de impuestos comerciales para hacer esta estimación.

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