En nuestra experiencia como consultores, hemos identificado que son muchos los dueños de negocios que manejan su propia contabilidad por muchas razones, que incluyen el temor de delegar información financiera confidencial, querer un control total y mantener bajos los costos de personal. Esas razones, si bien son válidas para las empresas emergentes y las operaciones más pequeñas, se vuelven cada vez menos prácticas a medida que crece su negocio.
También nos hemos encontrado con que algunos propietarios delegan las tareas contables en miembros de la familia o en el personal de confianza; por supuesto que hay algunos que no solo por el tamaño del negocio, sino por convicción han aprendido rápidamente que la contabilidad y las finanzas son el alma de los negocios y merecen una gestión profesional por parte de especialistas financieros capacitados y lo delegan sabiendo que el beneficio es para todos.
Los tres puestos principales en la mayoría de las empresas son tenedor de libros/auxiliar contable el contador y el director financiero.
Como propietario de una empresa, usted mismo puede encargarse de las funciones de estos puestos o delegarlas a un miembro del personal o a un socio de confianza, pero a medida que la empresa madura, la mayoría de los propietarios descubren que la contratación de profesionales genera sólidos beneficios de costo-valor al tiempo que libera a los propietarios para que se concentren en lo esencial. Los resultados de contratar profesionales de contabilidad incluyen, entre otros, las siguientes ventajas comerciales:
- Ahorros de costos en el proceso de fabricación, las relaciones con los proveedores, las operaciones de oficina y la gestión de empleados
- Ahorrar dinero en impuestos
- Diseñar una red de seguridad financiera mediante la mitigación de riesgos con cobertura de seguros, gestión de inventario, diversificación y evaluaciones de amenazas fiscales
- Planificación de expansiones
- Manejo de nómina
- Agilizar las operaciones y maximizar las ganancias
- Evitar multas, sanciones, calificaciones crediticias más bajas y cargos por intereses que resultan de no cumplir con los plazos, calcular la nómina de manera incorrecta, olvidarse de pagar las facturas y perder oportunidades comerciales.
La mayoría de las empresas piensan que están ahorrando dinero al contratar personal financiero profesional para administrar sus operaciones comerciales diarias. Sin embargo, según el tamaño del negocio, la industria y otros factores, es posible lo requiera. Puede acudir a una contratación de tiempo parcial de un auxiliar contable de medio tiempo e ir decidiendo qué personal financiero necesita realmente su negocio de acuerdo con las necesidades, y si su negocio crece con éxito, es posible que no solo requiera el auxiliar, sino el contador y hasta un director financiero.
A manera de guía compartimos lo que hace cada profesional y le explicamos cuándo su empresa podría necesitar uno o más de estos especialistas financieros:
Funciones esenciales de tenedores de libros / Bookkeeper
La mayoría de los tenedores de libros trabajan de manera reactiva registrando lo que ya se ha hecho financieramente en la empresa con poca o ninguna influencia en la estrategia comercial. Los tenedores de libros trabajan sobre una base transaccional y rara vez toman decisiones sobre futuras transacciones comerciales. Un tenedor de libros talentoso puede explicar sus opciones, mantener registros e informes actualizados, identificar discrepancias en los libros y recomendar ideas para ahorrar costos, pero su trabajo principal es hacer una crónica del negocio y sus transacciones financieras y compilar informes a partir de esta información.
Algunas de las tareas diarias típicas de un contable de empresa incluyen:
- Registro de ventas, gastos, cuentas por pagar y cuentas por cobrar
- Seguimiento de costes de suministros, gastos de oficina, alquiler, servicios públicos y otros costes fijos y variables
- Administrar la nómina, la retención de impuestos, las cuentas de impuestos sobre las ventas, los embargos de salarios y las deducciones de seguros
- Asegurarse de que los formularios y documentos esenciales se completen y almacenen de forma segura
- Preparación de informes diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales para la gerencia, agencias gubernamentales, accionistas, empleados y partes interesadas
- Pagar facturas a tiempo
- Investigar proveedores alternativos y hacer comparaciones de costos.
- Identificar áreas problemáticas como el despilfarro, la mala gestión, el fraude y el robo
- Seguimiento de materiales, suministros, inventario y recursos humanos
- Preparación de impuestos y depósitos de impuestos diarios, mensuales o trimestrales para la ciudad, el estado, el IRS, las agencias de desempleo y las compañías de seguros.
- Gestión de seguros y planes de salud de empresas y empleados.
- Proteger los registros de la empresa
- Comprobación de problemas de cumplimiento
- Manejo de problemas de crédito de clientes internamente y crédito comercial con proveedores externos y prestamistas externos
- Saber cuándo contratar a un tenedor de libros
La mayoría de los dueños de negocios, especialmente aquellos con espíritu emprendedor, tienen la habilidad de administrar todos los aspectos de sus negocios, y es una realidad que la contabilidad se ha vuelto más fácil con todo el software intuitivo disponible.
Se puede confiar en que los dueños de negocios lleven los libros, pero no es necesariamente una buena idea a medida que el negocio crece.
Cuando el papeleo comienza a comprometer la gestión de su tiempo, la satisfacción laboral o la eficiencia, es hora de considerar contratar a un tenedor de libros. Es posible que no necesite contratar a un trabajador a tiempo completo e incluso puede subcontratar todo o parte del trabajo de contabilidad, como la nómina. Contratar a un tenedor de libros tiene sentido si alguno de los siguientes items le son familiares:
- Realmente no entiende de contabilidad, pero confía en el software para que le diga todo lo que necesitas saber.
- No está familiarizado con el código fiscal y la planificación de impuestos.
- Su negocio experimenta un rápido crecimiento en poco tiempo.
- Los inversores, prestamistas o accionistas quieren informes preparados profesionalmente.
- Pasa más tiempo haciendo los libros que generando ventas o nuevos negocios.
- Planea expandirse .
- Quiere comprar, vender o intercambiar activos.
- Le han informado que sus libros van a ser auditados.
Contratar a un tenedor de libros no tiene que ser un proceso doloroso porque puede comenzar subcontratando el trabajo a una firma de contabilidad profesional. Esa es una estrategia especialmente efectiva si no está familiarizado con la contabilidad, la contratación de un tenedor de libros o la investigación de contadores o solicitantes de trabajos financieros.
Cuándo considerar un controlador
Los controladores, que a veces se denominan contralores, supervisan a los tenedores de libros, administradores de impuestos, administradores de crédito y otro personal de contabilidad mientras informan directamente al director financiero, al director general o al propietario de la empresa. En empresas más pequeñas, un controlador puede ser el único Contador Público Certificado en la empresa o supervisar un equipo de contadores. Muchos de estos profesionales gestionan sus funciones con la ayuda de un empleado, tenedor de libros o asistente administrativo.
Un contralor es el director de contabilidad de la empresa y tiene la responsabilidad de preparar estados financieros, planes comerciales, presupuestos, impuestos, certificaciones de cumplimiento y proyectos especiales, como la planificación de estrategias comerciales a corto y largo plazo, adquisiciones comerciales, ventas de activos, fusiones de empresas y obtención de financiación o inversores. Considerado un administrador financiero de nivel medio, los controladores suelen desempeñar las siguientes funciones:
- Administrar el personal financiero.
- Firmar cheques y asumir la responsabilidad fiduciaria de las operaciones de la empresa.
- Firmar los informes y documentos relacionados con las finanzas.
- Establecer las políticas y procedimientos financieros de la empresa.
- Crear informes para revisión interna.
- Manejar pólizas de seguros y gestión de riesgos.
- Proteger los activos de la empresa.
- Elaborar, controlar y actualizar presupuestos.
- Asesorar a propietarios y ejecutivos sobre mercados financieros, tendencias y mejores prácticas.
- Desarrollar estrategias fiscales proactivas.
- Elegir y administrar el software de contabilidad.
- Perseguir colecciones.
- Tratar con problemas de recursos humanos, como el mantenimiento de registros de empleados.
- Educar al personal sobre los beneficios de los empleados y las responsabilidades comerciales.
Señales de que su negocio necesita un controlador
Cuanto más crezca su negocio, más probable será que necesite algo más que un tenedor de libros. Si tiene accionistas o una junta directiva compuesta por personas que no son amigos y familiares que usted nombró, contratar a un controlador es una buena práctica comercial que protege su empresa y sus activos. En general, un controlador se concentra en la contabilidad mientras que un CFO se enfoca en las finanzas estratégicas.
Un controlador proporciona informes de gestión táctica y supervisión del personal sobre cuestiones contables, mientras que el director financiero maneja la planificación financiera y asume la responsabilidad del controlador y el equipo de contabilidad. La mayoría de las pequeñas empresas no pueden pagar un controlador de tiempo completo, pero a medida que el negocio crece, no puede permitirse operar sin un controlador, incluso si trabaja a tiempo parcial o como consultor.
Cuándo contratar a un director financiero
Los directores financieros (CFO) trabajan más allá de los límites estrictos al participar en todas las decisiones comerciales y defender los mejores intereses financieros de la organización. Como sabe cualquier empresario experimentado o propietario de un negocio, las evaluaciones financieras estrictas son solo uno de los objetivos comerciales de una empresa exitosa. Las iniciativas que generan grandes ganancias podrían debilitar fácilmente a la empresa con clientes a los que no les gusta pagar precios altos por productos inferiores o clientes leales que valoran más las metas, los principios, el compromiso ambiental o las técnicas operativas de la empresa.
Los mejores CFO evalúan no solo los costos de hacer negocios, sino también los riesgos y amenazas que cualquier empresa podría generar. Como funcionarios corporativos de alto rango, los CFO trabajan con los propietarios, las juntas directivas, la alta gerencia y otras partes interesadas clave y desempeñan funciones fundamentales en la investigación y el desarrollo, la supervisión de la empresa, el cumplimiento normativo y las operaciones diarias. Otras funciones del director financiero incluyen:
- Dirigir una empresa a través de fusiones, adquisiciones, ofertas públicas y cambios en la estructura y operaciones comerciales
- Gestionar importantes expansiones comerciales a nuevos mercados.
- Gestión de activos y relaciones financieras con múltiples partes interesadas
- Racionalización de las operaciones
- Evaluación y gestión de riesgos financieros
- Planificación de metas financieras a corto y largo plazo.
- Interpretación de datos de mercado de múltiples indicadores financieros y tendencias comerciales
- Comprender las razones por las que los mercados empresariales se comportan como lo hacen
- Determinar cómo invertir los activos corporativos
- Pronosticar las tendencias del mercado y cómo la empresa puede capitalizarlas
Cada parte de la empresa depende en gran medida de las funciones combinadas de su CFO: supervisión de control, gestión de tesorería y planificación y previsión de asuntos financieros críticos.
Las pequeñas y medianas empresas tienen necesidades cambiantes de teneduría de libros y contabilidad a medida que crecen sus operaciones, aun cuando muchos dueños de negocios conocen la dinámica contable es importante considerar la relación costo beneficio de contratar tiempo parcial o completo a un profesional que lo apoye y que no solo le de estructura al área financiera del negocio sino la tranquilidad de que usted se ocupe en la parte comercial y en el core del negocio.
Nuestras Fuentes: https://www2.deloitte.com/, https://home.kpmg/ https://www.thebalancesmb.com/
blog.edukandonos.com 