Ciertos tipos de negocios realizan la mayor parte de sus ventas en efectivo y también pagan a sus trabajadores, proveedores, algunos servicios, entre otros en efectivo. Si bien no es ilegal pagar a los empleados y contratistas independientes en efectivo, no es una buena práctica comercial por muchas razones.
En ocasiones algunas empresas usan efectivo para pagar, en un intento de evitar pagar impuestos sobre la nómina, pero también hay algunos empleados que solicitan el pago en efectivo para evadir el impuestos sobre la renta.
Problemas de nómina e impuestos al pagar a los empleados en efectivo
En EE.UU los empleadores deben retener impuesto sobre la renta federal y estatal así como lo correspondiente al Seguro Social / Medicare,del pago de los empleados. Por supuesto que los empleadores también deben informar el monto de la retención para cada empleado al Servicio de Impuestos Internos (IRS) y del impuesto FICA (Seguro Social / Medicare).
Adicionalmente, se deben pagar otros impuestos sobre la nómina, sobre las ganancias de los empleados, incluidos los impuestos por desempleo y los pagos del fondo estatal de compensación para trabajadores.
Efectivamente, este proceso coloca al empleado en el sistema federal, y si a estos empleados se les paga en efectivo, las verificaciones cruzadas de la agencia pueden descubrir intentos de evitar los impuestos sobre la nómina pagando en efectivo.
No pagar los impuestos sobre el empleo
El IRS trata severamente con los empleadores que no reportan ni pagan los impuestos sobre la nómina. Aunque no presentar la declaración de impuestos sobre la nómina es una forma común en que las empresas evaden los impuestos es ilegal. En caso de una auditoría a su negocio y donde ni se evidencie registros de nómina o cheques se presentarán gravámenes fiscales contra la propiedad y podrá desencadenar en condenas penales.
Cuando paga en efectivo a los empleados
A los empleados pagados en efectivo y a los que no se les retienen impuestos FICA se les niegan las ganancias del Seguro Social que podrían haber sido utilizadas para calcular los beneficios potenciales del Seguro Social.
Del mismo modo, los empleados que no están «en la nómina» no son elegibles para compensación de trabajadores o beneficios de desempleo.
Según expertos, pagar a los trabajadores ilegalmente en efectivo puede generar problemas graves además de problemas fiscales. Cuando un trabajador «no está en los libros», de repente puede tener pasivos contingentes que pueden fundir a cualquier negocio.
Por ejemplo, si un trabajador se lesiona en el trabajo y es remitido a cualquier hospital, se le preguntará si se lesionó en el trabajo. Si el trabajador lesionado responde que sí, entonces estarán cubiertos por la compensación de trabajadores, pero en el caso de que el pago se haya realizado en efectivo, el negocio estará en problemas complejos que recaerá sobre el dueño. Lo mismo sucederá al no pagar el fondo estatal de discapacidad y desempleo. Si, por ejemplo, despide al trabajador y éste solicita el desempleo, tendrá auditores revisando todos los registros que en teoría debería tener.
Pago de hijos, cónyuges o familiares
En el caso en el que tenga empleados menores de 18 años que trabajan en su empresa están sujetos a los mismos requisitos de retención, impuestos sobre la nómina e impuestos sobre el empleo que los demás empleados. Si contrata a sus propios hijos, es posible que no estén sujetos a los impuestos FICA para el Seguro Social / Medicare, pero sus salarios deben informarse al IRS.
Contratar a su cónyuge u otros miembros de la familia para que trabajen para su negocio y pagar en efectivo también puede privar a esta persona de los beneficios del Seguro Social. Y se aplican todos los demás problemas mencionados anteriormente, incluida su responsabilidad legal de informar y pagar los impuestos sobre la nómina.
Pagar a otros en efectivo
Muchas empresas pagan a los trabajadores por contrato (trabajo ocasional, trabajadores de verano, aunque los pagos a los contratistas independientes tienen menos problemas que los de los empleados, vale la pena señalar:
Los pagos a los trabajadores contratados deben informarse anualmente en el Formulario 1099-NEC, y debe verificar la identificación del contribuyente para contratistas independientes haciendo que la persona complete el Formulario W-9; Si no se puede verificar la identificación del contribuyente, debe realizar una retención adicional del pago del contratista.
Los pagos en efectivo hechos a proveedores y otras personas con las que hace negocios igualmente deben justificarse si desea que estos pagos en efectivo se deduzcan como gastos en su declaración de impuestos comerciales. Incluso los pagos pequeños en efectivo deben pagarse a través de un fondo de caja menor, con la documentación adecuada.
Las leyes estatales y federales cambian con frecuencia, y es posible que la información de este artículo no refleje las leyes de su estado o los cambios más recientes a la ley. Para obtener asesoramiento fiscal o legal actual, consulte con un contador o un abogado.
Nuestras Fuentes: https://www.thebalancesmb.com/, https://www.irs.gov/, http://www.sba.gov
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