Por qué es importante tener una cuenta bancaria comercial separada de sus finanzas personales

En blogs anteriores hemos recomendado que todo emprendedor cuando inicia un negocio, una de sus primeras tareas debe ser abrir una cuenta bancaria comercial. Por supuesto que es importante mantener los depósitos y los gastos de su empresa separados de su banca personal, pero esto no necesariamente es suficiente.

Los dueños de negocios pueden optar por diferentes bancos para sus cuentas comerciales y personales o elegir un banco que ofrezca cuentas competitivas para los dos perfiles. A continuación se presentan algunas razones para mantener los fondos de su empresa separados de su efectivo personal.

Contabilidad limpia y precisa

Todos los dueños de negocios deberían de tener como uno de sus objetivos estratégicos, iniciar su pequeña empresa al menor costo. Antes de decidir ahorrar dinero al no abrir una cuenta bancaria comercial, considere el tiempo y la energía que le costará en el momento de la declaración de impuestos.

Imagínese su chequera: ahora imagine el volumen de su extracto bancario si decide combinar sus transacciones comerciales y personales; sumado a la cantidad de entradas que creará durante su primer año de actividad. Si su negocio crece en los años siguientes, la complejidad y el volumen de sus transacciones será exponencial. Debe estar preparado para documentar y delinear todas estas transacciones con gran detalle durante la temporada de impuestos de cada año, y si combina las finanzas personales y comerciales, este proceso llevará mucho más tiempo.

Si tiene una cuenta separada para sus transacciones comerciales, tiene un registro limpio para entregárselo a su contador al final del año. Recuerde guardar todas sus facturas y recibos para que coincidan con las entradas de su chequera y de su extracto bancario y estará en mejor forma cuando llegue el momento de pagar impuestos.

Demuestre que su negocio no es un pasatiempo

Si dirige un negocio desde casa, es fundamental mantener separados los gastos comerciales y personales. Debe realizar una deducción por el espacio de su negocio desde casa, pero necesitará conocer los gastos de oficina detallados frente a los gastos de la casa para hacer sus cálculos de deducción.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) es exigente a la hora de demostrar que su negocio es de hecho un negocio y no un pasatiempo. Básicamente, debe mostrar una ganancia en el Anexo C del formulario de impuestos federales tres años de cada cinco.

Si tiene pérdidas que deduce de sus ingresos durante tres años consecutivos, el IRS puede decidir que está llevando a cabo un «negocio como Hobbie» y seguramente será expuesto a una auditoría. Esto podría contrarrestarse, si se tiene una cuenta bancaria comercial separada y un conjunto de libros de negocios en buen estado.

Se requiere una cuenta separada para las empresas incorporadas

Si su empresa está incorporada, el IRS requiere que mantenga una cuenta bancaria comercial separada. No importa si su negocio es una corporación o una sociedad, o una empresa unipersonal incorporada. Si está incorporado, debe tener una cuenta separada. Cuando una empresa se incorpora, se convierte en su propia estructura legal y se distingue de la persona que fundó la empresa.

Además, si desea solicitar un préstamo comercial, independientemente del tipo de negocio legal que tenga o de dónde obtenga el préstamo, necesitará una cuenta bancaria comercial.

Un rastro de auditoría claro para el IRS

Es posible que usted nunca sea auditado por el IRS, pero desafortunadamente para su negocio, siempre es una posibilidad. Cuando se lleva a cabo una auditoría, en realidad no es tan importante, siempre y cuando tenga registros limpios a través de cuentas bancarias separadas.

Debe conservar todas sus facturas y recibos de gastos como material de respaldo. Si mezcla sus finanzas personales y comerciales en una cuenta bancaria, una auditoría del IRS podría convertirse en una pesadilla.

Profesionalismo

Necesitará un banco (comerciante) para aceptar transacciones con tarjeta bancaria en sus ventas, lo que significa que primero tendrá que obtener una cuenta bancaria comercial. Si tiene un negocio minorista, también necesitará una cuenta bancaria comercial para su sistema de punto de venta.

Además, si no separa los gastos comerciales y personales, puede ser personalmente responsable de las acciones de la empresa (¡y no solo de las transacciones financieras!).

El único caso en el que es posible que no necesite una cuenta separada

Una empresa unipersonal no es una entidad legal. Se refiere a una persona que es propietaria del negocio y es personalmente responsable de sus deudas. Si es un propietario único y combina los gastos comerciales y personales, es posible que no sienta la necesidad de mantener las transacciones comerciales y personales separadas de las cuentas bancarias.

Un propietario único puede mantener una sola cuenta corriente siempre que se asegure de que los gastos comerciales y personales estén correctamente clasificados.