A pesar de que sea la parte menos glamorosa de los negocios, la reputación de la contabilidad, no se puede enfatizar demasiado lo esencial que es que su empresa siga las mejores prácticas de contabilidad desde el principio.
Lamentablemente, es un hecho que la mala administración financiera es una razón frecuentemente citada para el fracaso empresarial: un estudio influyente realizado por CB Insights sobre 101 startups fallidas encontró que el flujo de caja fue la razón número 2 por la que algunas de esas pequeñas empresas fracasaron.
Por lo tanto, ya sea que sea un emprendimiento o una empresa más consolidada , preste mucha atención y administre de manera proactiva el efectivo de su empresa a medida que fluye. Ese tipo de atención es vital para el éxito tanto a largo como a corto plazo.
Actualmente, es más accesible adoptar las mejores prácticas contables ya que no es tan desafiante y requiere tanto tiempo como antes.
De acuerdo con Thomas Smale de Entrepreneur Leadership Network, estas son 5 herramientas contables que las pequeñas empresas pueden utilizar para perfeccionar sus prácticas contables y garantizar que sus finanzas sigan siendo transparentes.
- Tamiz
Muchas empresas en línea dependen de una gran cantidad de aplicaciones de terceros para impulsar y optimizar sus procesos. No es de extrañar: una cantidad casi infinita de herramientas tiene como objetivo hacer que su negocio funcione sin problemas. Si bien muchas aplicaciones SaaS bien valen los costos de suscripción mensual, a medida que su negocio crece, se vuelve cada vez más difícil rastrear cuánto está gastando en software.
- Siftery
Ofrece un sofisticado servicio de seguimiento de gastos que facilita el cálculo y la optimización de su gasto mensual o anual. También ofrece integración con Quickbooks, lo que hace que el proceso de seguimiento sea fluido.
Pero Siftery hace más que solo rastrear cuánto gasta su empresa en software. Según el CMO Gerry Giacoman Colyer, Siftery rastrea más de 42,000 aplicaciones y cómo más de 840,000 empresas las usan para impulsar su motor de recomendación de software. Siftery facilita la búsqueda de aplicaciones SaaS que ayudan a impulsar su negocio y le ahorra dinero al negociar descuentos para los usuarios de Siftery por adelantado. En más de un sentido, Siftery lo ayudará a aprovechar al máximo su gasto en SaaS(Software as a service).
- Humanity
Un gran desafío al que se enfrenta cualquier emprendedor es el seguimiento de los gastos y el tiempo de los equipos, especialmente los que trabajan de forma remota. Humanity es una solución de programación de empleados y seguimiento del tiempo que automatiza lo que tradicionalmente ha sido un proceso complejo.
Los miembros del equipo pueden iniciar sesión desde cualquier lugar para ver sus horarios e incluso intercambiar turnos con otros empleados. La interfaz intuitiva basada en la nube proporciona una vista de calendario tanto para los gerentes como para los empleados, solucionando el tradicional dolor de cabeza que viene con los complicados sistemas de seguimiento y contabilización de las horas de los empleados remotos.
Desde una perspectiva contable, Humanity ayuda a garantizar que las hojas de asistencia de sus empleados sean precisas y que no gaste más en salarios de lo que debería. Al igual que Siftery, Humanity ofrece la integración de Quickbooks para que la gestión de la fuerza laboral sea aún más fácil de combinar con sus prácticas contables generales.
- Quickbooks
Hay dos aplicaciones que muchos expertos recomiendan a todas las empresas, especialmente las digitales, para que se incorporen en las operaciones comerciales. Una es Google Analytics, para medir y registrar de dónde proviene el tráfico de su sitio web y el rendimiento del sitio. El otro es Quickbooks.
Si bien hay muchas opciones de software, ninguna supera a Quickbooks en cuanto a características y compatibilidad. Quickbooks se ha convertido en el estándar de la industria y por una buena razón. Para empezar, se integra a la perfección con sus cuentas bancarias, eliminando gran parte del trabajo involucrado en mantener sus registros actualizados. Quickbooks también está alojado en la nube, lo que facilita el mantenimiento de sus libros desde cualquier dispositivo o ubicación.
Sus herramientas de gestión de informes y flujo de efectivo le brindan en tiempo real cómo es el desempeño financiero de su negocio y pueden ayudarlo a predecir y planificar cualquier déficit. Si alguna vez llega el momento de vender su negocio o buscar financiación adicional, es necesario disponer de unas finanzas sólidas y verificables. El uso diligente de Quickbooks asegurará que tenga esas finanzas al alcance de su mano.
- Expensify
Afortunadamente, los días de guardar una caja de zapatos llena de recibos de gastos hasta que llegara la temporada de impuestos terminaron. Con Expensify, que al igual que las otras aplicaciones enumeradas aquí ofrece una amplia integración de Quickbooks, simplemente toma una foto de un recibo en su teléfono inteligente y lo categorizar Expensify carga automáticamente a Quickbooks.
Si los miembros de su equipo deben enviar recibos para reembolso, Expensify es aún más útil. Detecta recibos duplicados, determina tipos de cambio de divisas precisos y ayuda a garantizar la precisión de cada transacción.
Una vez que se aprueba un informe de gastos, el miembro del equipo recibe un reembolso automático dentro de las 24 horas a través de ACH. Expensify agiliza el proceso de informes de gastos tanto para los gerentes como para los empleados. Incluso si trabaja por cuenta propia, Expensify le ahorrará una cantidad considerable de tiempo y dinero. Según el Informe de impacto económico total de 2017 de Forrester, las empresas que adoptaron Expensify obtuvieron un ROI del 598%.
- Fundbox
No importa cuán detalladamente rastree y planifique las finanzas de su negocio, solo en raras ocasiones su startup no experimentará una crisis ocasional de flujo de efectivo a corto plazo.
Fundbox se sincroniza con sus Quickbooks (u otro software de contabilidad) para evaluar la solvencia de su negocio. Fundbox luego ofrece opciones de financiamiento para suministrar efectivo a las empresas con sede en EE. UU. Estas opciones incluyen el financiamiento de facturas, lo que significa que Fundbox le adelantará dinero por las facturas que tenga pendientes con sus clientes, además de una línea de crédito renovable de hasta $ 100,000 que su empresa reembolsará durante un período de 12 o 24 semanas.
Los pagos a plazos se deducen de su cuenta bancaria mensualmente junto con una tarifa. Dos de las principales ventajas de Fundbox son que las tarifas de financiación suelen ser mucho más bajas que las de una opción como las tarjetas de crédito y, a diferencia de los préstamos bancarios tradicionales para pequeñas empresas, no se enfrentará a largos tiempos de espera ni montañas de papeleo para completar.
Simplemente dé acceso a Fundbox a sus Quickbooks o cuenta bancaria, y tendrá una decisión en tan solo tres minutos. Si lo aprueban, sus fondos estarán disponibles tan pronto como el siguiente día hábil.
No importa qué tipo de negocio maneje, nunca subestime la importancia de emplear las mejores prácticas contables para su negocio desde el principio. Puede que esto no parezca la máxima prioridad en las primeras etapas de su puesta en marcha, pero a medida que su negocio crezca y requiera más tiempo, las estructuras efectivas de contabilidad y gestión del flujo de caja se volverán críticas para la capacidad de escala de su negocio.
Nuestras fuentes: https://www.entrepreneur.com/, https://www.nav.com/
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