9 normativas gubernamentales que debe cumplir un dueño de negocio en EE.UU

Todas las regulaciones gubernamentales sobre negocios requieren que las empresas cumplan con normas federales y estatales. Algunas regulaciones afectan la forma en que las empresas declaran ingresos y pagan impuestos; otros regulan la forma en que eliminan el exceso de materiales o desechos. Para casi cualquier tipo de industria y transacción, existen regulaciones gubernamentales sobre negocios.

Existe un gran volumen de regulaciones gubernamentales sobre negocios que cualquier dueño de negocio debe considerar. A continuación, se incluye un desglose de los tipos comunes de normativas gubernamentales, tenga en cuenta que es posible que todos no afecten a su negocio de la misma manera:

1. Código fiscal

Toda empresa registrada en los Estados Unidos tiene que pagar impuestos federales. La mayoría de las empresas también tendrán que pagar impuestos estatales, según el estado en el que esté registrada la empresa. Estos son inevitables. Evitar impuestos, o decidir no pagarlos directamente, conlleva fuertes sanciones y un posible tiempo en la cárcel.

Pero los tipos de impuestos que pagará dependen de cómo formó su empresa. En este sentido, no todas las empresas reciben el mismo trato. Las empresas unipersonales pagan impuestos de manera diferente a, digamos, las corporaciones S. A continuación, se muestra un resumen completo de los diferentes impuestos para las estructuras comerciales para ayudarlo a determinar qué debe presentar su empresa. A pesar de las diferencias entre cada tipo de negocio, hay algunos términos generales que debe conocer:

Impuesto sobre la renta: la mayoría de las empresas presentan una declaración anual del impuesto sobre la renta. Las empresas deben pagar el impuesto sobre la renta a medida que obtienen y reciben ingresos, y luego presentar una declaración de impuestos al final del año.
Impuesto estimado: Los pagos de impuestos estimados ofrecen una alternativa al pago del impuesto sobre la renta durante todo el año a medida que su empresa gana dinero.Tenga en cuenta que, por lo general, se requiere que las corporaciones realicen pagos de impuestos estimados si esperan obtener más de $ 500 o más en ingresos.
Impuesto sobre la nómina: Se espera que las empresas que tienen empleados paguen impuestos relacionados con tener personal en su nómina. Estos incluyen impuestos del Seguro Social y Medicare, retención de impuestos federales sobre la renta e impuestos federales por desempleo.

2. Empleo y derecho laboral

También existen muchas regulaciones gubernamentales sobre empresas que emplean trabajadores y contratistas independientes, en forma de leyes laborales federales y estatales.

Afortunadamente, si recién está comenzando, puede aprovechar el Asesor de leyes laborales FirstStep del Departamento de Trabajo. Este recurso ayuda a los empleadores a determinar qué leyes laborales federales importantes se aplican a su empresa u organización.

Estas son las leyes laborales más comunes:

Salarios y horas: De acuerdo con el Departamento de Trabajo, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) prescribe normas para los salarios y el pago de horas extra.
Seguridad y salud en el lugar de trabajo: La Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) exige que los empleadores, en virtud de la Ley OSH, “proporcionen a sus empleados un trabajo y un lugar de trabajo libre de peligros graves reconocidos”. La Ley OSH se aplica mediante inspecciones e investigaciones en el lugar de trabajo.
Igualdad de oportunidades: la mayoría de los empleadores con al menos 15 empleados deben cumplir con las leyes de igualdad de oportunidades impuestas por la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC). La EEOC exige que ciertas prácticas de contratación, como el género, la raza, la religión, la edad, la discapacidad y otros elementos, no puedan influir en las prácticas de contratación.
Trabajadores que no son ciudadanos estadounidenses: El gobierno federal exige que los empleadores verifiquen que sus empleados tienen permiso para trabajar legalmente en los Estados Unidos. Hay varias categorías de empleo, cada una con diferentes requisitos, condiciones y períodos de estadía autorizados (para empleados que no son residentes legales o ciudadanos).
Sindicatos: si su empresa tiene empleados sindicados, es posible que deba presentar ciertos informes y manejar las relaciones con los miembros del sindicato de maneras específicas.
Licencia familiar y médica: La Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) requiere que los empleadores con 50 o más empleados proporcionen 12 semanas de licencia no remunerada y protegida en el trabajo a los empleados elegibles por el nacimiento o la adopción de un niño, o por una enfermedad grave de el empleado o un cónyuge, hijo o padre.
Carteles: algunos estados del Departamento de Trabajo requieren que se compartan o publiquen avisos en el lugar de trabajo para que los empleados los vean (por ejemplo, advertencias sobre el alcohol y recordatorios de lavado de manos).

3. Publicidad

Una buena estrategia publicitaria puede hacer maravillas en su negocio. Pero antes de sumergirse, deberá asegurarse de cumplir con las reglas y regulaciones gubernamentales. Por ejemplo, debe asegurarse de que las afirmaciones de sus anuncios no sean falsas o engañosas. A continuación lo que debe considerar si decide a hacer publicidad

Cumpla con las leyes de etiquetado para productos de consumo, lo que significa que enumere los ingredientes y químicos dentro de sus productos.
Conozca las reglas específicas para la publicidad y venta de productos a través de Internet.
Infórmese sobre las reglas de marketing y publicidad por teléfono o por correo electrónico.

4. Marketing por correo electrónico

Estrechamente relacionado con la publicidad está el marketing por correo electrónico. Si su empresa se dedica al marketing por correo electrónico, existen regulaciones independientes que deberá cumplir en virtud de la Ley CAN-SPAM.

Hay varias cosas que regula esta Ley, pero algunos de los componentes principales son los siguientes:

No use encabezados falsos o engañosos
No use titulares engañosos
Indique que el mensaje es un anuncio.
Incluya el nombre y la dirección de su empresa
Muestre al cliente cómo optar por no recibir correos electrónicos y cumpla con las solicitudes de exclusión de inmediato
Cada violación de correo electrónico separada está sujeta a fuertes multas, así que asegúrese de conocerlos antes de configurar su estrategia de marketing por correo electrónico.

5. Regulaciones ambientales

Es posible que deba familiarizarse con varias leyes de protección ambiental, según su industria o negocio. Esto es especialmente pertinente si comercializa, por ejemplo, productos de limpieza, alimentos o cualquier cosa que pretenda ser natural, orgánica o ecológica. Encontrará una gran cantidad de reglas y regulaciones ambientales que podrían afectar su pequeña empresa, tanto a nivel federal como estatal.

EPA Small Business Gateway es un gran recurso para asegurarse de que su empresa cumpla con las leyes ambientales. Tenga en cuenta que es posible que también deba consultar con la agencia estatal de protección ambiental para asegurarse de que también cumple con sus requisitos.

6. Licencias y permisos

Hasta ahora, nos hemos centrado en las leyes federales y las regulaciones gubernamentales sobre las empresas, pero eso no significa que no existan regulaciones estatales amplias para tener en cuenta para su pequeña empresa. Muchos gobiernos estatales y locales tienen sus propios requisitos para las empresas, y es tan importante comprenderlos como sus contrapartes federales.

Quizás se pregunte, «¿necesito una licencia comercial?» De hecho, en muchos estados y localidades, se necesita una licencia comercial para operar. Esto puede ser particularmente importante para las empresas en industrias fuertemente reguladas, como la atención infantil o la salud. Sin las licencias adecuadas, los estados pueden multar a su empresa o incluso revocar su autoridad para operar.

7. Seguro

Tan pronto como contrate a su primer empleado, estará legalmente obligado a comprar un seguro de compensación para trabajadores. Todos los estados, con la excepción de Texas, requieren que las empresas con empleados compren un seguro de compensación para trabajadores.

El seguro de compensación para trabajadores lo protege a usted y a su empleado en caso de accidente en el trabajo. El empleado recibirá atención médica y compensación por parte de los ingresos que pierda mientras está lesionado, mientras que la compañía de seguros sufragará los costos de cualquier demanda presentada por el trabajador lesionado.

Por lo general, no se requieren otros tipos de seguro, pero depende de las circunstancias. Por ejemplo, si su empresa tiene un contrato con el gobierno u obtiene un préstamo garantizado por el gobierno, deberá mostrar prueba de ciertos tipos de seguro comercial.

8. Informar datos de pago

Si emplea a más de 100 personas (o más de 50 si es un contratista federal), debe informar cuánto paga a cada uno de ellos, desglosado por raza / etnia, categoría de trabajo y género, a la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo cada año.

Esto es para garantizar que está cumpliendo con las leyes federales contra la discriminación (es decir, que no le paga a una mujer significativamente menos que a un hombre con exactamente el mismo cargo y responsabilidades). El informe, que se conoce como formulario EEO-1, debe enviarse a finales de mayo.

9. Recaudación de impuestos sobre las ventas

La mayoría de las empresas que venden bienes deben cobrar el impuesto a las ventas de los clientes y enviar el impuesto al departamento de ingresos de su estado. Algunos estados no cobran impuestos sobre las ventas.

En general, la ley especifica que una empresa debe recaudar impuestos sobre las ventas en cualquier estado con el que tenga una conexión física (conocido, en términos legales, como un «nexo»). Ese nexo podría significar una tienda física minorista o contratar empleados en el estado. Incluso los vendedores en línea podrían tener que cobrar impuestos sobre las ventas en cualquier estado al que vendan.

¿La regulación gubernamental daña o ayuda a su negocio?, hay opiniones de todas partes sobre si la regulación gubernamental perjudica o ayuda a las empresas. El Banco Mundial clasifica a EE. UU. Como el séptimo mejor país en términos de facilidad para hacer negocios, pero algunas personas piensan que todavía hay demasiada regulación.

Por un lado, la regulación protege a los consumidores y asegura que todas las empresas sean tratadas de manera equitativa y contribuyan de manera justa a la sociedad. Por el otro, demasiada regulación puede sofocar a las empresas e impedir que creen puestos de trabajo y contribuyan a la economía. La cantidad de regulación ciertamente cambia a medida que cambia la marea política, pero siempre es prudente estar al día sobre las regulaciones que afectan a su industria. Si necesita ayuda para mantenerse al día con las regulaciones, le sugerimos que consulte a un abogado comercial.