Herramientas gratuitas para hacer home office

Estamos transitando tiempos difíciles y como emprendedores y empresarios, tenemos el desafío de adaptarnos a un sin número de situaciones para protegernos y continuar con nuestros negocios de manera segura.

Es bien sabido que internet rompió varios paradigmas en términos de conexiones, velocidad en la información y en la manera de comunicarnos; pero la nueva pandemia nos sorprendió a todos y nos confrontó ante una situación poco comprensible por ahora, y de la que seguramente surgirán nuevas formas e ideas de como hacer las cosas.

Algo que definitivamente dio un giro sustancial y en el que muchas empresas no estaban ni siquiera contemplando en sus planeaciones anuales. Pero es momento de detenernos a pensar en cómo influye en nuestra vida laboral este tipo de eventos. La realidad es que ya veníamos en un cambio acelerado de las formas de trabajo remoto, teletrabajo o home-office, pero con la coyuntura actual, es casi seguro que todo cambiará para siempre y de manera exponencial.

Muchas empresas ya estaban adoptando esta modalidad, algunos con equipos 100% remotos, otras con de forma parcial (20% en casa y 80% en la oficina) y otras con algunos puestos de trabajo en remoto, tal es el caso de Twitter, Apple, Facebook, Amazon y Google sólo por nombrar algunas.

En esta ocasión les compartimos algunas herramientas que permiten el trabajo desde casa, desde opciones para gestión de proyecto, presentaciones, hasta la posibilidad de hacer videollamadas con varios usuarios en simultáneo.

Teams: Microsoft anunció que, durante la pandemia del COVID-19, pone a disposición de la población Teams, una plataforma de trabajo colaborativo. La versión gratuita brinda chat ilimitado, llamadas de audio o video en grupo o uno a uno integradas, 10 GB de almacenamiento de archivos en equipo, y 2 GB de almacenamiento de archivos personales por usuario. También reciben colaboración en tiempo real con las apps para web de Office, que incluye Word, Excel, PowerPoint, y OneNote.

Teams es parte de Office 365. Quienes cuenten con esta licencia tendrán acceso a este sistema. Pero ahora, por medio de esta decisión, se extenderá el acceso también para usuarios y organizaciones que no cuenten con esta opción.

Para acceder a Teams se puede iniciar sesión desde este enlace o bien, si se utiliza Gmail o Outlook, se puede iniciar sesión desde aquí.

Trello: Es un software de gestión de proyectos que permite a los equipos organizar y asignar tareas, rastrear el progreso del proyecto y crear flujos de trabajo. Se actualiza en tiempo real y es posible, por esta vía, adjuntar documentos, compartir comentarios y hacer listas de tareas con fechas de entregas. https://trello.com/

Libre Office: LibreOffice surgió en 2010 como bifurcación de OpenOffice.org, es un paquete de software de oficina gratuito que no requiere licencia de uso. Cuenta con un procesador de texto (Writer), un editor de hojas de cálculo (Calc), un gestor de presentaciones (Impress), un gestor de bases de datos (Base), un editor de gráficos vectoriales (Draw) y un editor de fórmulas matemáticas (Math).

Workplace: Workplace de Facebook que es un suite completo de herramientas cuenta con una versión gratuita para Organizaciones No Gubernamentales. Se brinda Workplace de forma gratuita a todas las instituciones educativas y sin fines de lucro, a nivel mundial para que puedan estar conectadas. Es parte de una iniciativa del proyecto Workplace for good.

Slack: Slack tiene una versión gratuita y dos versiones pagas (estándar o premium). Se trata de una herramienta de comunicación y gestión de proyectos compartidos que puede ser de utilidad para el trabajo en equipo. La versión sin costo ofrece algunas limitaciones como que sólo permite ver los 10 mil mensajes más recientes y no la totalidad del contenido como ocurre con las versiones pagas. No tiene canales compartidos, ni grupos de usuarios compartidos o gestión de usuarios. Pero sí permite hacer videollamadas aunque sólo uno a uno. A su vez ofrece almacenamiento de archivos de hasta 5 GB.

Para videollamadas

Skype: La versión gratuita de Skype permite hacer videollamadas de hasta 50 personas, en tanto que en la versión paga el límite es de 250. Si es solo una llamada de audio entonces se puede conectar con hasta 25 personas en simultáneo. El servicio también habilita la opción de grabar la videollamada así como compartir la pantalla con los usuarios con los cuales se está conversando.

Hangouts: Esta aplicación permite hacer videollamadas de hasta 10 personas en simultáneo. Es sencilla de usar y está vinculada a la cuenta de Gmail con lo cual muchos ya cuentan con este servicio.

Meet: A raíz del brote, y para ayudar a la implementación del trabajo remoto, Google anunció que las funciones premium de su app Meet pensada para videoconferencias corporativas estarán disponibles sin costo hasta el 1 de julio de 2020 para todos los clientes de G Suite.

Google Duo Esta otra aplicación, que también es de Google, permite hacer videollamadas grupales de hasta 8 personas.

Zoom: La aplicación permite hacer videollamadas por medio de reuniones grupales. En la versión gratuita se pueden generar encuentros de hasta 40 participantes.

FaceTime: Esta aplicación permite hacer llamadas de voz así como videollamadas con hasta 32 personas en simultáneo. Esta plataforma de Apple está disponible para móviles con versiones de iOS 12.1 en adelante, así para macOS.

WhatsApp: El servicio de mensajería permite hacer videollamadas de hasta cuatro personas. Si bien su función es más limitada que la que ofrecen los otros servicios mencionados anteriormente, al ser una de las utilizadas puede ser de utilidad para las conversaciones que no requieren la comunicación de varios usuarios en simultáneo.

Messenger: Messenger de Facebook ofrece la opción de realizar llamadas de voz de hasta 50 personas, así como videollamadas con esa misma cantidad de personas. Pero en el caso de este tipo de comunicación, sólo 6 personas pueden transmitir al mismo tiempo con su cámara.

Toda las crisis traen oportunidades y esta no será la excepción, seguramente, una vez superada la pandemia, nos enfrentaremos a un nuevo paradigma. Habrán cambios profundos en nuestros hábitos, una nueva forma de pensar, nuestra forma de vivir, tanto a nivel profesional como personal. Uno de ellos será sin duda para todas las organizaciones grandes o pequeña, la manera en cómo abordar los negocios desde una perspectiva virtual, sin perder el horizonte; sino más bien eficientando los proceso y mutando a nuevas formas de construir empresas productivas, rentables, sostenibles en el tiempo y a las adversidades.