El éxito de una gestión de cobro consiste en poder cobrar una deuda en el plazo establecido. Así como es necesario aprender a vender, también resulta imperativo aprender a cobrar. Cuando un cliente o varios clientes se retrasan con los pagos, la operatividad del negocio se afecta. Es posible que al principio no genere un impacto, sin embargo, al no poder controlar la cobranza llega un momento donde todo el negocio colapsa.
La cobranza es el proceso mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta; bien sea, por concepto de la compra de un producto o el pago de algún servicio. Los documentos que se cobran son por general facturas, pagarés, letras de cambio y otros títulos valores.
La venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo. Y es tan cierta esta frase que cualquier empresa logra mantener un adecuado capital de trabajo, cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes.
Contenido del Artículo:
- Importancia de la cobranza para mantener la liquidez
- Principio de la cobranza
- Implementar las políticas de cobranzas y mantener todo bajo control
- Sáquele el mayor provecho a la Gestión de cobranzas
- Herramientas para una cobranza efectiva
- Vender y saber cobrar: una receta para el éxito
- ¿Tienen sus clientes suficiente liquidez?
1. Importancia de la cobranza para mantener la liquidez
Las cobranzas son de gran importancia para el funcionamiento y continuidad en el mercado de todo tipo de empresa.
El mayor indicativo de que un producto o servicio tiene una ubicación en el mercado es a través de las ventas a crédito. Por lo que la empresa debe tener una gestión de cobranzas efectiva para garantizar la liquidez de la empresa.
Una gestión de cobranzas efectiva, la cual persigue una adecuada rentabilidad para la empresa, se sitúa como medio prioritario en toda gestión empresarial. Por lo tanto, es recomendable realizar un análisis periódico de la gestión de cobranzas para mantener la salud financiera de todo negocio.
2. Principio de la cobranza
Este principio consiste en establecer un proceso con el que se pueda recuperar los valores dentro de las condiciones establecidas por la empresa. Además, está en una manera adecuada de mantener una buena relación con el deudor, ayudar a incrementar las ventas y fomentar una buena imagen.
Es posible recaudar dinero y conservar al cliente al contar con el personal adecuado y disponer de las herramientas necesarias para el desarrollo de la gestión de cobranzas. Y esto se obtiene con calidad de servicio.
Es por ello que se deben seguir los siguientes pasos para llevar a cabo una buena gestión de cobranza:
- La gestión de cobranza se debe planear.
- Se debe manejar con profesionalismo.
- La gestión de cobranza debe realizarse de forma amable, cortés pero firme.
- Hay que establecer procesos de recordatorio del vencimiento de deudas.
- Se debe brindar un trato personalizado.
- Hay que verificar el cumplimiento de compromiso pactado con el cliente.
- Se debe llevar un registro actualizado de las comunicaciones con los clientes.
- La gestión de cobranzas debe permitir mantener una buena relación con los clientes.
3. Implementar las políticas de cobranzas y mantener todo bajo control
Establecer una política de cobro en la empresa le permite establecer procedimientos para cobrar sus cuentas una vez vencidas. Una política de cobranza debe basarse en su recuperación sin afectar la permanencia del cliente.
Así que, la empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros. Por lo tanto, los diferentes procedimientos de cobro van a estar determinados por su política de cobranzas.
Cuando se realiza una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la convicción de que el cliente pague sus cuentas en los términos establecidos. También, para asegurar así el margen de beneficio previsto en venta.
Aquí les doy tres políticas que pueden seguir para realizar sus cobranzas:
Política #1: Recompensa y castigo
Si quiere motivar a los clientes y cerrar sus promesas de pago, puede utilizar el método de recompensa y castigo. Este consiste en ofrecer descuentos a quienes paguen antes de la fecha y penalizar a quienes no cumplan con el plazo.
Un ejemplo, es una reducción del 2% de la cuenta a quienes paguen dentro de los diez primeros días (crédito de 30 días) y una penalización si se pasa del periodo.
Este método es efectivo ya que la mayoría de los clientes no van a perder la oportunidad de ahorrar dinero; los clientes penalizados verán en el corto y mediano plazo que esto no es conveniente para sus cuentas y pagarán a tiempo.
Política #2: Términos legales y claridad en el discurso
Si quiere acelerar la gestión de cobranzas será necesario hablar claro. Además, explicar las consecuencias del no pago y cerrar un acuerdo que no requiera llegar a otras instancias poco convenientes para ambas partes.
Los clientes no quieren un ataque de su cobrador. Si le explica las consecuencias del atraso de una forma clara, entenderá a que se está arriesgando y pagará su deuda.
Este método es efectivo ya que el cliente sabe a lo que se enfrenta y puede tomar una decisión. Por otro lado, si no entiende las consecuencias y se confunde con términos legales que no comprende, no tendrá la información suficiente para pagar.
Política #3: Negociar los términos de pago
Esta es una de las técnicas más efectivas para lograr que un cliente pague su deuda; negociar los términos de pago. Los estudios demuestran que al realizar esta negociación, un alto porcentaje de las deudas se pagan a corto plazo. Y más importante, se mantiene una buena relación con el cliente.
Sin embargo, mientras más tiempo pase más difícil será que el cliente pague la deuda. Entonces, ofrezca una salida, un acuerdo y verá que los pagos de sus clientes aumentan y usted cumple con sus objetivos.
Este método resulta efectivo porque además de mantener una buena relación con el cliente, también, se entregan soluciones y alternativas. Por lo general el cliente tiene dos caminos: pagar o no pagar. Pero, si le ofrece más caminos, es muy probable que tome una de las nuevas rutas y cancele su deuda.
4. Sáquele el mayor provecho a la Gestión de cobranzas
Es importante que los procesos internos sean ágiles. El área de administración debe analizar los procesos para:
- Asegurarse que los clientes para los que se trabajan sean solventes.
- La factura debe estar perfectamente realizada.
- El cliente debe estar dado de alta y esté conforme con el servicio prestado e informado sobre los pagos.
Para que estos procesos de la gestión de cobranzas sean eficientes debe:
- Ser regular en la gestión: Los lapsos muy largos entre cobranzas hace que las deudas se acumulen. No es una tarea para demorarse o posponerse, debe tener un control diario y semanal.
- Ser sistemático: Improvisar es el fracaso de cualquier cobranza. Debe tener un sistema y contar con un plan para definir qué va a realizar, con qué frecuencia y la persona responsable.
- Constancia: Muchas veces no gestionar la cobranza con el esfuerzo e insistencia, por miedo a “no molestar”, es negativo. En el sector de pagos, los deudores le darán prioridad a quien más le insiste.
- Información: Contar con una relación de créditos permite tener una rápida visualización de la situación de las cobranzas y facilita la toma de decisiones.
- Revisiones trimestrales: Es necesario realizar un análisis profundo de la cartera de créditos en forma trimestral. Para ello efectúe una “limpieza” como ajustes, bajas o pérdidas, envíos a negociación extrajudicial o judicial, etc. Esto le permitirá realizar el seguimiento exhaustivo en los casos que concentran el mayor porcentaje de la deuda.
5. Herramientas para una cobranza efectiva
Para llevar a cabo una cobranza efectiva es necesario llevar adelante un número de herramientas que permitan facilitar el trabajo a realizar.
Varios estrategas en el área de cobranza afirman que es importante implementar una secuencia de avisos y reclamos a los clientes. Esto se realiza a través de diferentes medios como los e-mails, cartas, mensajes de texto, según el tiempo que haya pasado desde el vencimiento de la factura.
Además, se debe utilizar un sistema de gestión en el cual se pueda ir dejando registro de las gestiones efectuadas. También, nos permite controlar la gestión del cobrador.
Adicionalmente es necesario simplificar el trabajo utilizando herramientas informáticas. Estas herramientas ayudan en la priorización de los clientes que se deben gestionar, acceder a sus datos, deuda e historia.
6. Vender y saber cobrar: una receta para el éxito
Una empresa que no pueda cobrar sus ventas está condenada al fracaso financiero y seguramente a la desaparición. Ya que ninguna empresa puede operar sin tener dinero proveniente del cobro de las ventas facturadas. Por ello, de nada sirve tener una enorme cantidad de ventas si éstas no son cobradas.
Cobrar las ventas radica en que la empresa tendrá efectivo para funcionar adecuadamente, pues con el dinero de la cobranza se podrán cubrir los gastos de operación.
Por otra parte, cobrar no es sencillo. Se requiere de habilidad especial y tener la paciencia para agotar todas las técnicas, sin necesidad de involucrar al departamento jurídico.
Debe contar con un personal de cobranza que tenga claro las políticas de crédito de la empresa, un sistema de cobranzas efectivo, pues la información debe ser manejada por varios departamentos.
7. ¿Tienen sus clientes suficiente liquidez?
Debe realizar un estudio de crédito de los clientes. Muchas veces los ejecutivos de ventas, para alcanzar sus objetivos mensuales, lo único que les importa es vender. Sin preocuparse si el cliente tendrá la suficiente liquidez para pagar la factura, estos ejecutivos igualmente realizan la venta.
Así que, si tiene un cliente que tiene más de dos facturas pendientes de pago, lo mejor es no seguirles dando crédito. Hay que evitar que el departamento de ventas lo siga considerando para nuevas facturaciones.
Recuerde que su empresa debe tener liquidez para poder hacer frente a las obligaciones adquiridas por usted. Por ello, es muy importante realizar una gestión de cobranza efectiva.
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