Pocos desafíos son tan difíciles de afrontar por los dueños de empresas como las tareas que conlleva el manejo de la contabilidad, realizar informes, registrar gastos, proyectar presupuestos, comprender las normas y regulaciones fiscales, que son aspectos fundamentales para la toma de decisiones, pueden llevar a los empresarios a un permanente estado de estrés y desenfocarlos de la estrategia que hará que el negocio escale el siguiente nivel.
La buena noticia es que como dueño de negocio no necesita ser experto en ninguna de estas disciplinas, pero sí debe desarrollar su inteligencia financiera para mejorar capacidad que de generar ingresos emergentes, o potenciar los que la empresa ya posee e impulsar su crecimiento financiero. Esto le permitirá:
- Analizar correctamente su estatus financiero
- Desarrollar buenos hábitos financieros
- Definir cómo invertir su dinero y cuáles son los negocios más rentables del mercado.
Hemos seleccionado de diversas fuentes algunos consejos en materia contable que pueden ahorrarle dinero y ayudar a que su negocio funcione sin problemas:
1. Gastos comerciales y personales separados:Una de las primeras cosas que debe hacer cuando abre un negocio es separar sus gastos comerciales y personales, abriendo una cuenta bancaria comercial y / o obteniendo una tarjeta de crédito comercial de uso exclusivo para el negocio.
Así no solo cubrirá su patrimonio personal de cualquier acción legal en contra de la empresa sino que podrá tener control sobre los gastos reales del negocio y saber donde puede reducirlos. Adicionalmente le ahorra tiempo y dinero en la preparación de informes financieros, declaraciones de impuestos y auditorias del IRS.
2. Conviértase en su propio contador con el software de contabilidad: Existe en el mercado varias opciones de software de contabilidad automatizadas, probadas y recomendadas por empresarios en todo el mundo, el manejo de estas herramientas le dan la posibilidad de hacer sus libros por usted, conectar su cuenta bancaria comercial, realizar seguimiento de sus gastos, enviar facturas y ejecutar informes al alcance de un clic.
Algunas de estas opciones son completamente gratuitas y pueden realizar muchas de las tareas en materia contable en la primera etapa de su negocio. Una vez que su empresa crezca, puede considerar migrar a una opción paga.
3. Establecer condiciones de pago claras: Si por ejemplo su negocio opera bajo un sistema de facturación a plazos, usted puede enfrentarse a una crisis de efectivo, teniendo en cuenta que cuando se genera una factura implica la ejecución de un proceso de pago que va desde el envío, hasta la aceptación de la misma, pasando por la aprobación del producto y/o servicio y la aplicación de descuentos por pronto pago.
Por esta razón, es importante que establezca condiciones de pago de factura claras desde el primer momento, para que su flujo de caja no se vea afectado y condicionado por los pagos atrasados de clientes que no entienden sus necesidades contables. Antes de comenzar un trabajo, ponga sobre la mesa las condiciones de pago, que deben incluir:Fecha de vencimiento del pago al recibir la factura (y cuanto antes establezca su fecha de vencimiento, una o dos semanas se convierte en estándar, más pronto se le pagará), Formas de pago aceptadas, desde efectivo hasta cheques, tarjetas de crédito y billeteras digitales, intereses por mora y descuentos por pago anticipado.
También es recomendable enviar recordatorios y hacer un seguimiento de la cartera de pagos.
4. Presupuesto para gastos inesperados: Hemos hablado en varias ocasiones de la importancia de contar con un presupuesto de gastos contingentes o inesperados. De acuerdo con las estadísticas después de un desastre, “el 90% de las pequeñas empresas fracasan dentro de un año si no vuelven a abrir dentro de los cinco días”. Tener capital adicional disponible lo ayudará a ponerse en marcha nuevamente”.
Por eso recomendamos crear un item para gastos inesperados dentro de su presupuesto. De esta manera podrá mitigar el riesgo como consecuencia de cualquier evento mientras busca alternativas de financiamiento que le ayude a solucionar su contingencia.
5. Contrate los servicios de un CPA proactivo: Como hemos comentado, los propietarios de empresas cada vez más son más hábiles de hacer su propia contabilidad diaria. Sin embargo, para tomar las mejores decisiones financieras a largo plazo para su negocio, debe asegurarse de contar con los servicios de un Contador Público Certificado (CPA).
Una buena elección le dará tranquilidad y le aclarara el panorama a la hora de tomar decisiones cruciales para la estabilidad del negocio como las relacionadas con los impuestos, obtener un préstamo o si necesita cambiar la estructura legal de su empresa.
Utilice los recursos que ofrece por ejemplo el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados para encontrar un directorio de CPA.
La contabilidad no es la parte más glamorosa de administrar un negocio, pero puede ser la más importante. Tener una contabilidad confiable es el único medio que tiene en sus manos para conocer la verdadera situación de su empresa, entender qué son cada uno de los estados financieros y qué información le entregan y lo más importante, cómo utilizar esa información para la toma de decisiones, son tareas que no puede esquivar o delegar si quiere que su negocio sea rentable y con proyección en el largo plazo.
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