Tiene listo su presupuesto para 2020?

Si aún no lo ha hecho, es hora de preparar el presupuesto 2020 para su empresa. Si bien una variedad de factores determinan el éxito o el fracaso de su negocio, la capacidad para crear y mantener un presupuesto es clave para la supervivencia de su empresa. La mayoría de las empresas se apoyan en sus àreas contables para identificar, medir, analizar y presentar su información financiera; sin embargo, el ¨presupuestar¨ debe involucrar a toda las àreas del negocio y esto es por que las necesidades del encargado de ventas por ejemplo son diferente a los requerimientos del àrea administrativa, de no hacerse un presupuesto segmentado por àreas, se corre el riesgo de subestimar tanto los gastos como los ingresos.

Para elaborar el presupuesto de su negocio debe considerar los siguientes aspectos:

  • Entradas y salidas de efectivo: Es importante que se anticipe y trate de abordar de manera general las posibles proyecciones de ventas (ingresos) y los pagos (egresos), considere los gastos fijos y variables, sin olvidar aquellos que pueden ser contingentes. 
  • Obligaciones tributarias: Todo dueño de negocio debe prepararse para asumir responsablemente su pago de impuestos, por esta razòn es importante tener una planeaciòn tributaria para que sepa cuánto debe asignar del presupuesto para cubrir este concepto.
  • Identificar necesidades financieras: Contemple si tiene necesidades de capital de trabajo para un proyecto que quiera llevar a cabo el siguiente año, revise su flujo de caja y considere si es necesario recurrir a un préstamo que le permita aliviar el déficit y enfocarse en mejorar sus ingresos.
  • Explore oportunidades de crecimiento: Revise posibilidades que le permitan expandirse, si ya alcanzó su objetivo, plantee uno nuevo que le permita llevar su negocio al siguiente nivel.
  • Calibre el rendimiento de su negocio: Evalúe si su retorno sobre la inversión que está haciendo en su negocio es el esperado, no olvide considerar todas las variables  para hacer este análisis.

Si no sabe cómo comenzar su proceso de presupuesto, le sugerimos tener en cuenta los siguientes puntos:

1. REVISE SU PRESUPUESTO 2019.

Lo primero que debe hacer al presupuestar es revisar el presupuesto del año anterior (si tiene uno). Revíselo línea por línea para determinar qué tanto se ajusta a los ingresos y gastos reales de su empresa. Esto le dará un punto de partida concreto.

Si nunca antes ha creado un presupuesto empresarial, hay muchos recursos en línea gratuitos, como las plantillas de planificación financiera de SCORE’s financial planning templates que puede descargar y personalizar.

2. PROYECTE SUS INGRESOS.

Realice una estimación lo màs cercana a la realidad de cuánto podrìan ser sus ingresos mensuales. Si hasta ahora está comenzando con su negocio, haga un estudio de su competencia, y trate de hacerse una  idea aproximada de cuánto puede esperar ganar durante su primer año.

Usar un proceso de presupuesto anual también limita la cantidad de tiempo que dedican las empresas para crear y administrar los recursos de capital, tener una imagen clara de cuánto dinero espera traer es importante por dos razones:

  • Sobreestimar el ingreso puede conducir a un gasto excesivo y poner rápidamente a su empresa en números rojos.
  • Por el contrario, subestimarlos puede evitar que invierta en nuevos productos, empleados o marketing y dificulte su crecimiento.

3. PROYECTE SUS GASTOS.

Comience por considerar sus gastos fijos, entre otros alquiler / hipoteca, sueldos, seguros e impuestos. Como regla general, los contadores recomiendan reservar aproximadamente del 25% – 30 % de las ganancias para impuestos trimestrales. Siempre consulte  IRS Small Business Tax Center.

Asegúrese de que el capital no se desperdicie en artículos no esenciales o la empresa no pague de más por los recursos financieros utilizados en el negocio. Limitar la cantidad de capital invertido por la empresa puede exigir a los propietarios y gestores que encuentren nuevos proveedores o vendedores para adquirir los insumos de la empresa, ahorrando dinero y cumpliendo los límites del presupuesto.

Otros gastos que no debe olvidar proyectar aun cuando parezca que están bajo control o tienen un gasto mínimo: Material de oficina, Combustible y mantenimiento para vehículos de la empresa, Gastos de envío, Gastos de entretenimiento, como almuerzos para clientes, cuotas de membresía para asociaciones profesionales, capacitaciones,suscripciones a revistas de la industria o tarifas para asistir a conferencias.

Haga periódicamente una revisión del presupuesto proyectado versus el efectivamente ejecutado y encuentre dónde puede hacer ajustes.

4. PROYECTE GASTOS INESPERADOS.

En el blog anterior hablábamos de que muchos empresarios no consideran los gastos inesperados en su flujo de caja y cuando ocurren se ven abocados a enfrentar dificultades tanto de capital como operativas para poderlos solucionar. Por eso es importante que dentro de la proyección considere esta probabilidad.  

Un gasto inesperado puede ser una impresora averiada que necesita ser reemplazada, un aumento de la renta o una reparaciones de un vehículo de la empresa.

5. REVISE SU PRESUPUESTO UNA VEZ AL MES.

Para mantener su negocio en marcha, revise su presupuesto una vez al mes para que pueda hacer los ajustes necesarios.

En genera,l los presupuestos permiten a las empresas tener una hoja de ruta financiera. Por eso la importancia de implementar el proceso y hacer el anàlisis comparativo del año anterior para determinar qué tan bien se ajustan a las directrices y por qué ocurrieron variaciones.

Tenga en cuenta que no todas las variaciones presupuestarias pueden indicar una situación comercial o administrativa negativa. Por ejemplo si una de las variaciones se debió a un crecimiento inesperado en los ingresos por ventas, o a una reducción de los gastos por una negociación efectiva con un proveedor, significa que usted como dueño de su negocio está haciendo una buena gestión que lo llevara a cumplir sus objetivos.

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